Upgrade naar IBM Lotus Notes Domino 8.5 om meer kennis met elkaar te delen
Houten, 7 juni 2010 - e-office, the human software organisation en specialist in het optimaliseren van de digitale werkomgeving van professionals, assisteert de gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek bij een nieuw samenwerkingsverband. Onder de projectnaam 'H2O' streven de drie gemeenten naar een, op elkaar afgestemd IT-systeem, om meer kennis met elkaar te delen en de onderlinge arbeidsproductiviteit te vergroten. Hiervoor implementeert e-office IBM Lotus Notes Domino, versie 8.5. Eén van de positieve gevolgen is een heldere sociale structuur, met meer interactie en persoonlijk contact door de IBM Lotus Sametime chatfunctie.
Om een intensief samenwerkingsverband tussen de gemeenten te bewerkstelligen, is e-office op zoek gegaan naar passende oplossingen. Alle drie de gemeenten werkten al met Lotus Notes Domino, maar met oudere en verschillende versies. De upgrade naar een 8.5 versie was een logische stap. De nieuwe softwaretoepassing is sneller en heeft een moderne vormgeving en interface waardoor het vriendelijker in gebruik is.
Daarnaast is het systeem beter beheersbaar. Dit werkt kosten- en opslagbesparend. Een attachment bij een mailwisseling wordt bijvoorbeeld niet steeds opnieuw opgeslagen, maar eenmalig. De gemeenten zullen ook gaan samenwerken met chatfunctie Lotus Sametime, waardoor medewerkers niet alleen binnen de gemeente, maar ook tussen de gemeenten onderling, sneller contact met elkaar kunnen leggen via chat.
Implementatie en training
Het IT-traject is opgedeeld in fases. Fase één is het overzetten van de IT-omgeving van de gemeente Hattem. Wanneer dit succesvol is afgerond, volgt de upgrade van de gemeenten Heerde en Oldebroek. Naast de implementatie verzorgt e-office een intern opleidingstraject. De gebruikerstraining bestaat uit een kennismaking met de nieuwe 'client', maar laat ook zien hoe je de agenda beheert en hoe je online vragen stelt aan collega's in de andere gemeenten. Zo raken de mensen vertrouwd met de nieuwe omgeving en kunnen ze optimaal met elkaar samenwerken. Naast de technische afdelingen, komen ook de beleidsmedewerkers en ambtenaren voor de cursus in aanmerking. Naar verwachting is het implementatietraject eind zomer 2010 afgerond.
Willem de Weerdt, Adviseur Automatisering bij de gemeente Hattem, over de keuze voor e-office: "Het eerste contact is vorig jaar gelegd, tijdens de e-office summerschool. De gemeente Heerde had zich hiervoor aangemeld in het kader van onze samenwerkingsvraag; een eerste kennismaking volgde daar op. e-office gaf het advies de softwareapplicatie te upgraden in plaats van helemaal om te gooien. Alle drie de gemeenten maakten immers al gebruik van Lotus Domino, maar werkten met oudere versies. We hebben nog twee leveranciers gesproken, maar de werkgroep, bestaande uit de heren B. Oegema (Heerde), D. van de Wijngaard (Oldebroek) en W. de Weerdt (Hattem), kozen toch voor e-office om zijn doortastende optreden in zijn afspraken en adviezen."
Het is de eerste keer dat e-office, drie gemeenten als één klant bedient.
---
Over e-office
e-office is opgericht in 1991 en heeft zich direct vanaf het begin gespecialiseerd in het optimaliseren van de werkomgeving voor professionals. Deze manier van werken past bij deze eeuw: work21. De dienstverlening van e-office is gericht op het begeleiden van de organisatie- en gedragsverandering die nodig is de werkprocessen te verbeteren. e-office adviseert organisaties over de manier waarop zij technologie kunnen inzetten om (virtuele) samenwerking te verbeteren en zo efficiënter te werken, ongeacht tijd of plaats. Hierbij staat een goede balans tussen mens, organisatie en technologie centraal. Klanten van e-office zijn onder meer Aegon, Multi Development, Stichting Consument en Veiligheid, Boskalis, Fortis, Rabobank International, BKR en Alfa Accountants & Adviseurs. Voor de realisatie van haar oplossingen maakt e-office gebruik van de nieuwste technologieën en is Microsoft Gold Certified Partner, IBM Premier Partner en Google Partner. Bij e-office, gevestigd in Houten, werken zo'n 100 specialisten. www.e-office.com
Voor meer informatie:
e-office
Pauline Huijzer/ Eline Roelfsema
Tel.: 088 001 83 00
e-mail: pauline.huijzer(at)e-office.com/ eline.roelfsema(at)e-office.com
Whizpr
Marjan Schrader/ Willemijn Vader
Tel.: 0317 410 483
e-mail: e-office(at)whizpr.nl
