Beginnen met een nieuwe baan op afstand, hoe gaat dat?

Nog even wegdoezelen in de trein, dan het weekend doornemen bij het koffiezetapparaat, face-to-face vergaderen met collega’s en vragen stellen, heel veel vragen. Ik had me het begin van mijn carrière als PR consultant bij Whizpr toch iets anders voorgesteld. Toen ik net twee weken aan de slag was, gooide het coronavirus roet in het eten en moesten we allemaal per direct thuiswerken.

In eerste instantie had ik mijn vraagtekens bij het (in)werken vanuit huis. Voor de medewerkers die al langer meedraaien veranderde er, behalve de werkomgeving, niet heel veel. Zij konden hun dagelijkse werkzaamheden thuis oppakken. Maar voor iemand die net twee weken aan het werk was, voorzag ik toch wel wat beren op de weg. Zou ik wel genoeg te doen hebben? Ik was immers nog niet geïntroduceerd bij de klanten voor wie ik zou gaan werken. En hoe moest ik mezelf positioneren binnen het team? Een organisatie en de medewerkers leren kennen gaat nou eenmaal makkelijker als je fysiek op het kantoor bent. Zou ik de social media tools onder de knie krijgen zonder directe hulp van een collega?

Inmiddels zijn we twee maanden verder en kan ik wel stellen dat mijn zorgen ongegrond waren. Ik voel me steeds meer onderdeel van het team, ben geïntroduceerd bij een paar klanten en heb me gelukkig nog geen moment verveeld! Voordat ik mee kon draaien op verschillende klantteams moest er wel het nodige werk worden verricht. Mijn werkzaamheden bestonden aan het begin van de intelligente lockdown voornamelijk uit lezen. Niet heel gek, aangezien ik mezelf wegwijs moest maken in een voor mij onbekende branche met bedrijven die werken met complexe materie. Daarna startte ik met het uitvoeren van taken op de achtergrond, denk aan het maken en bijwerken van perslijsten, het vertalen en verzenden van persberichten en het analyseren van social media campagnes. Intussen doe ik ook wat PR- en marketinggerelateerde klussen op de voorgrond. Maar hoe komt het dat mijn inwerkproces zo soepel verloopt? De volgende aspecten hebben hier zeker een bijdrage aan geleverd.

Communicatiestructuur

Whizpr werkt voor klanten verspreid over heel Nederland en daarnaast hebben we veel internationale contactpersonen. Het is het niet haalbaar om deze klanten voor ieder overleg face-to-face te spreken en daarom werd er al regelmatig digitaal gebeld. Hierdoor was de communicatiestructuur binnen Whizpr al volledig ingericht op online communicatie. De overstap intern was dus snel gemaakt. Het wekelijkse koffiemoment doen we in plaats van op kantoor gewoon thuis via Google Hangouts en als ik vragen heb is een virtueel telefoontje zo gepleegd. Iedereen is goed bereikbaar en dit geeft me het gevoel dat je niet alleen aan het werk bent, maar nog steeds onderdeel uitmaakt van een team. Toegegeven: het is anders dan samenzijn op kantoor, maar het zorgt wel voor team-gevoel.

Cloud computing

Bij Whizpr maken we veel gebruik van de clouddiensten van Google. Als je nieuw bent in een organisatie is dit erg handig, omdat alle documenten die je nodig hebt op één plek staan en voor iedereen toegankelijk zijn. Wel zo overzichtelijk. Daarnaast  kun je eenvoudig documenten delen door middel van een link.

Handige functies

De meeste online communicatiesoftware beschikt tegenwoordig over handige functies die de interne of externe communicatie vergemakkelijken. Zo heeft de meeste video conferencing software een functie waarbij iemand zijn of haar scherm kan delen met de deelnemers die de vergadering bijwonen. Op deze manier kun je meekijken met het scherm van een collega terwijl diegene je dingen uitlegt. Zelf vind ik dit een superhandige functie om nieuwe dingen te leren. Daarnaast is het ook handig voor het geven van presentaties of het meekijken met trainingen.

Begeleiding

Tijdens mijn inwerkproces ben en word ik goed begeleid. Ik heb wekelijkse coachgesprekken met een collega waarin we mijn werkzaamheden van de afgelopen week, de dingen waar ik tegenaan loop en de vragen die ik heb bespreken. Ook andere collega’s vangen me goed op en vragen regelmatig of het allemaal goed gaat, of ik nog genoeg werk heb en of ze me ergens mee kunnen helpen. De trainingen die op de planning stonden gaan ook gewoon door, maar dan online. Aankomende week staat een PR-training op het programma, leuk!

Dus…

Achteraf gezien is het wel fijn dat ik de tijd had om rustig op te starten. Zo leer je het bedrijf en de branche goed kennen. Dit zorgt er uiteindelijk weer voor dat je de klanten beter van dienst kan zijn. Mijn gouden tip: blijf in contact met je collega’s en vraag om feedback! Op deze manier leer je het meeste en feedback geeft je een idee van wat goed gaat en wat beter kan. Op afstand is het tenslotte moeilijker in te schatten hoe collega’s jouw werkzaamheden beoordelen.